Livre-se de tarefas repetitivas e foque no que dá resultado!

A transformação digital já é uma realidade mais concreta no mercado, com ela, diversos caminhos foram abertos e tarefas, que antes eram feitas por humanos, hoje são substituídas por programas e robôs.

Mas, mesmo com tanto avanço, algumas empresas acabam não automatizando alguns setores, o que acarreta em colaboradores tendo de realizar tarefas extremamente repetitivas e que os sobrecarregam.

E já se sabe que ter uma equipe sobrecarregada, inicia um ciclo bem complicado de pessoas cansadas e frustradas com seus empregos, chegando ao limite da exaustão: o conhecido burn out.

Acredito que você não queria isso para o seu negócio, certo? Sem uma equipe, não há como pensar em novas estratégias ou gerar novos produtos e serviços aos seus clientes.

Por isso, preparamos este post para te mostrar o porquê de investir na automação de tarefas repetitivas e, consequentemente, conseguir focar naquilo que mais agrega valor à sua empresa: construção de estratégias mais assertivas, para tornar a experiência do consumidor a melhor possível.

Continue a leitura para entender mais!

O que é automação de tarefas repetitivas?

A automação de tarefas repetitivas é feita quando se usa um software ou robô para realizar tarefas antes feitas por humanos. As principais características da automação são: integração dos diversos sistemas e departamentos, rapidez na execução de atividades contínuas, ausência da presença humana, mais eficácia na hora de realizar as tarefas, segurança das informações e segmentação de dados.

Quando se deve automatizar tarefas?

Ok, já deu para entender o que é a automação, mas você deve estar se perguntando em que momento é preciso investir nesse tipo de tecnologia? Afinal, sua equipe realiza essas atividades diariamente.

Então, vamos entender no que você precisa focar para tomar essa decisão. Primeiro, é preciso focar na sua equipe: compreender quais atividades ela realiza atualmente e que, segundo os integrantes, são maçantes demais e tomam muito tempo de cada um.

Afinal, quem gosta de passar horas preenchendo uma planilha de excel repleta de dados? Quase ninguém!

Isso porque, esta tarefa exige pouco ou quase nenhum olhar estratégico, ao passo que demanda muito mais tempo, logo, sua equipe perde horas valiosas repetindo um movimento e quando chega o momento de concentração para uma novo projeto, todos estão exaustos.

É neste cenário que você deve pensar, quando for decidir pela automação: em tarefas que pouco agregam valor aos olhos dos seus clientes. Vamos a um exemplo bem simples, mas que pode te ajudar: imagine que você tem uma padaria e o forte dela é que seus pães, além de terem ingredientes de qualidade, tem nos topos algumas riscas ou desenhos que dão aquele toque especial.

Veja bem, o que brilha aos olhos dos clientes? Os desenhos. Logo, optar por automatizar essa tarefa, com certeza, fará com que os pães “percam o brilho”, porque este é seu diferencial.

Mas, e se você comprar uma máquina que enrola os pães mais rápido. Bom, isso não é algo que os clientes veem como o diferencial, certo? Então, é uma ótima escolha, porque sua equipe poderá produzir mais pães e pensar mais em que tipos de desenhos são possíveis de serem feitos. Ou até mesmo pensar em promoções nas quais os clientes escolhem seus desenhos, e assim vai.

Viu, sua equipe se voltou para aquilo que agrega mais valor ao seu negócio: pensar estrategicamente.

Então, sempre pense, tarefas que podem ser automatizadas são:

• Aquelas que desmotivam sua equipe;

• As que são mais passíveis de erros;

• Tarefas que tomam tempo demais da equipe e que não se relacionam diretamente com a estratégia da empresa.

Por que investir em automação de tarefas?

Bom, já deu para ter uma noção do porquê é importante investir na automação de tarefas repetitivas, no entanto, separamos algumas outras vantagens para te ajudar a entender melhor sobre o assunto.

1. Aumento da produtividade

Tarefas automatizadas são realizadas em menos tempo, logo, é possível aumentar a quantidade de coisas a serem feitas. Ou seja, se a sua equipe leva 3 dias para preencher uma planilha de dados, com a automação é possível preencher 3 planilhas em dois dias, por exemplo.

2. Reduz gastos

Se a sua equipe não precisa mais passar 3 dias preenchendo planilhas, ela, com certeza, não fará mais horas extras, e nem será preciso investir em treinamentos para aquela atividade, apenas para saber lidar com o software.

Além disso, o risco de erros é diminuído drasticamente, afinal, existem setores da empresa que um erro simples pode custar muito caro. Com a automação, esses erros quase chegam a zero, o que resulta numa redução dos gastos da empresa.

3. Aumento nos lucros

Se agora você diminuiu os gastos e as chances de erro, ao mesmo tempo que aumentou a produtividade, o cenário será positivo: aumento nos lucros da empresa. E junto disso, uma equipe muito mais focada em resultados e na delimitação de estratégias que tragam os melhores resultados.

4. Facilidade na tomada de decisões.

Como dissemos anteriormente, ao automatizar tarefas repetitivas, as chances de erro caem bastante, com isso, você terá acesso a dados mais exatos, entendendo qual é de fato o cenário do seu negócio, consequentemente torna-se mais claro quais caminhos devem ser tomados e/ou evitados, facilitando as tomadas de decisões da sua equipe e suas.

5. Mais tempo para o que importa de fato.

Agora que você já tem o cenário ideal, foca naquilo que mais importa: criar novas estratégias de vendas, criar novos produtos, promoções, marketing… Tudo aquilo que irá alavancar o seu negócio.

Como inserir a automação no dia a dia da sua empresa?

Como apontamos anteriormente, o primeiro passo para automação de tarefas repetitivas é escolher um setor que afete diretamente a experiência do usuário. Depois disso, é preciso pensar quais softwares ou APIs serão usados para isso acontecer.

É muito comum utilizar um software integrado a um API para que se tenha maior segurança na empresa, principalmente se o setor for o financeiro, no qual dados sobre vendas, gastos e lucros são recolhidos diariamente.

Ou também, na parte de marketing, em que se disparam diversos e-mails abordando uma determinada promoção ou evento. Sistemas de ERPs também são bastante procurados para fazer a conexão de todos os dados de uma empresa, tendo o máximo de integração entre todos os setores.

Mas, uma tecnologia que vem ganhando mais espaço no mercado é o RPA.

RPA, que bicho é esse?

Basicamente, o RPA é um sistema que automatiza processos repetitivos, isso mesmo, você pode usá-lo para acabar com as tais tarefas cansativas e repetitivas que tanto falamos por aqui.

O RPA é um robô que imita as ações humanas, usando a mesma interface que eles, por exemplo, sua equipe precisa compilar os dados dos novos clientes em uma planilha, mas isso gastaria muito tempo, é possível, então, utilizar o robô para fazer isso. Ele irá seguir todo o caminho feito pelas pessoas da sua equipe, ou seja, ele irá até o repositório online, baixará a planilha, abrirá o banco de dados e cadastrará um a um no lugar em que devem ficar, seja um banco, uma planilha ou qualquer outro programa destinado ao armazenamento de dados.

Sabe a nossa padaria? Então, a máquina de enrolar pão seria o equivalente ao RPA: entrando em cena, usando a mesma interface, seguindo o mesmo caminho, mas produzindo o dobro, com mais segurança.

E aí, ficou interessado? Então, venha tirar mais dúvidas sobre o RPA e entender como ele funciona na prática, basta clicar aqui!